บลูบิคกรุ๊ปชูPMO ขับเคลื่อนองค์กร

บลูบิค กรุ๊ป แนะองค์กรหาใช้ PMOชู 3 แนวทางขับเคลื่อนองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ

นายพชร อารยะการกุล ประธานเจ้าหน้าที่บริหาร บริษัท บลูบิค กรุ๊ป จำกัด เปิดเผยว่า ในสถานการณ์การแข่งขันทางธุรกิจปัจจุบันที่มีความเข้มข้นและรุนแรง อีกทั้งมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ทุกองค์กรจำเป็นต้องวางกลยุทธ์และใช้รูปแบบการบริหารที่สามารถรองรับต่างต้องเผชิญกับการแข่งขันทางธุรกิจที่เข้มข้นและรุนแรงขึ้น ซึ่งหนึ่งในกุญแจแห่งความสำเร็จในการขับเคลื่อนองค์กรสู่เป้าหมาย คือ การบริหารจัดการโดยนำหน่วยงานกลางขององค์กร หรือ PMO ที่มีหน้าที่กำกับดูแลการบริหารโครงการในองค์กร หรือ Program Management Office (PMO) มาประยุกต์ใช้ ซึ่งองค์กรชั้นนำทั้งในประเทศและต่างประเทศต่างมองหาตัวช่วยในการบริหารจัดการและกำกับดูแลโครงการต่าง ๆ ในองค์กรให้สามารถดำเนินการร่วมกันเป็นไปตามวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์และเป้าหมายที่องค์กรกำหนดอย่างมีผลสัมฤทธิ์

นางฉันทชา สุวรรณจิตร์ ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายปฏิบัติการ Chief Operation Officer (COO) บริษัท บลูบิค กรุ๊ป จำกัด กล่าวว่า แนวคิดการจัดตั้ง PMO เพื่อบริหารจัดการโครงการในองค์กรนั้นมีมานานแล้ว โดยโมเดลที่ถูกนำมาใช้งานอย่างแพร่หลายและปฏิบัติได้จริงในองค์กรชั้นนำ มีอยู่ 3 โมเดล ได้แก่

โมเดลที่ 1. Enterprise PMO (Strategic) คือหน่วยงานกลางขององค์กรที่มีบทบาทหน้าที่หลักในการกำหนด และวางแผนเชิงกลยุทธ์ซึ่งรวมถึงการมีส่วนร่วมในการเลือกและจัดลำดับความสำคัญในการดำเนินการโครงการต่างๆ ขององค์กร โดยหน่วยงานกลางนี้มีส่วนสำคัญในการบริหารจัดการในภาพรวมเพื่อให้แน่ใจว่าการดำเนินการของโครงการต่างๆ ในองค์กรมีความสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ วิสัยทัศน์ พันธกิจ และแผนธุรกิจเชิงกลยุทธ์ชององค์กร รวมถึงการกำกับดูแลให้การดำเนินงานโครงการต่างๆ นั้นดำเนินการภายใต้มาตรฐานเดียวกัน

โมเดลที่ 2. Division PMO (Tactic) คือหน่วยงาน หรือ ทีมงานที่มีบทบาทในการบริหารและกำกับดูแลการดำเนินการโครงการต่าง ๆ ภายใต้สายงานที่รับผิดชอบ เพื่อให้มั่นใจได้ว่าโครงการภายใต้สายงานนั้นๆ มีการดำเนินงานเป็นไปตามเป้าประสงค์ของสายงาน โมเดลนี้จะทำให้เกิดการบูรณาการระหว่างหน่วยงานภายใต้สายงานในการดำเนินโครงการ และยังก่อให้เกิดการแบ่งปันความรู้ภายในสายงาน

โมเดลที่ 3. Project PMO (Operational) คือทีมงานที่ได้รับมอบหมายให้บริหารจัดการภารกิจหรือโครงการสำคัญที่มีขนาดใหญ่และซับซ้อนที่มีความเกี่ยวข้องกับหลายหน่วยงานขององค์กร โมเดลนี้เป็นโมเดลที่ได้รับความนิยมอย่างแพร่หลาย เพราะถูกนำมาใช้ในการดำเนินโครงการที่คนในองค์กรต่างคุ้นชิน เช่น โครงการด้าน IT อย่าง โครงการพัฒนาระบบ ERP เป็นต้น

อย่างไรก็ตามการจัดตั้ง PMO ทั้ง 3 โมเดลให้เกิดขึ้นจริงในองค์กรกลับกลายเป็นเรื่องท้าทายและไม่ใช่เรื่องง่าย เพราะเราพบว่ามากกว่า 60% ขององค์กรที่มีความพยายามนำ PMO ทั้ง 3 โมเดลมาบูรณาการประยุกต์ใช้ต่างพบกับความล้มเหลวในการจัดตั้ง หรือ ใช้งาน PMO โดยสาเหตุหลักของความล้มเหลวดังกล่าวมาจากการขาดความเข้าใจในบริบทของบทบาทหน้าที่ และ ขอบเขตความรับผิดชอบ รวมถึงการขาดความเข้าใจในความสัมพันธ์ของแต่ละโมเดล ดังนั้นการจะทำให้ PMO เป็นหน่วยงาน/ทีมงานที่ช่วยขับเคลื่อนองค์กรอย่างแท้จริง ผู้นำหรือผู้บริหารจำเป็นต้องเข้าใจใน 3 คุณค่าหลัก (core value) ของ PMO